ผู้เข้าชมเป็นส่วนหนึ่งของทุกธุรกิจ แขกรับเชิญ นักการตลาด และผู้สมัครที่มาสัมภาษณ์ทั้งวันก็อยู่ด้วย สำนักงานจัดการผู้เยี่ยมชมได้หลายวิธี เช่นเดียวกับบริษัทเอง กระบวนการเช็คอินของแขกเป็นระบบและเป็นมืออาชีพสำหรับบางคน
ผลกระทบทั่วโลกของ COVID-19 นำไปสู่ยุคใหม่ที่ธุรกิจต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีสำนักงานจริง ถูกบังคับให้ทำการปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญและในหลายกรณี – การปรับระยะยาวในการดำเนินงานของพวกเขา
ทุกองค์กรธุรกิจมีผู้เยี่ยมชม บางคนเป็นลูกค้า พนักงานขายรับจดทะเบียนบริษัท ผู้สมัครที่มาสัมภาษณ์เข้าออกทั้งวัน วิธีการที่สำนักงานจัดการกับแขกมีความหลากหลายพอๆ กับตัวองค์กรเอง สำหรับบางคน ขั้นตอนการเช็คอินของแขกมีโครงสร้างและเป็นมืออาชีพ การจัดการผู้เยี่ยมชมเป็นงานที่ยากมากสำหรับผู้อื่น มีหลายส่วนของขั้นตอนการจัดการแขกที่เป็นสากล โดยไม่คำนึงถึงระบบการจัดการแขก ส่วนใหญ่เสร็จสิ้นอย่างรวดเร็วจนแทบไม่ให้ความสนใจกับกระบวนการนี้ ในทางกลับกัน แต่ละขั้นตอนมีความสำคัญต่อการทำงานที่ราบรื่นของบริษัทของคุณ ความปลอดภัยของพนักงานและข้อมูลของคุณ ความสะดวกสบายของผู้เยี่ยมชมของคุณ และที่สำคัญที่สุดคือ ประสิทธิภาพระบบของชั่วโมงที่ลงทุนไป ผู้ให้บริการโซลูชันการจัดการผู้เยี่ยมชม เช่น เทคโนโลยี Zapio ที่มีแอป ZapioVMS รับรองความปลอดภัยของบริษัท การจัดการพนักงาน ข้อมูลล่าสุดและข้อมูลเพียงปลายนิ้วสัมผัส
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการผู้มาเยี่ยม รวมถึงเหตุใดการมีบันทึกผู้มาเยี่ยมชมแบบดิจิทัลในสำนักงานจึงมีความสำคัญ ZapioVMS นำเสนอการเข้าถึงและข้อมูลเชิงลึกจากระยะไกลแบบเรียลไทม์ เนื่องจากเป็นระบบการจัดการผู้เยี่ยมชมบนคลาวด์ที่แท้จริงในดูไบ
ขั้นตอนที่ 1 รู้จักผู้เยี่ยมชม
ทุกธุรกิจมีวิธีการของตนเองในการระบุผู้เข้าชม ซึ่งอาจครอบคลุมตั้งแต่การลงมือปฏิบัติจริงและต้องใช้แรงงานมาก ไปจนถึงการรับระบบอัตโนมัติ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด สามารถใช้วิธีการบางอย่างร่วมกันได้
ขั้นตอนที่ 2 ระบุผู้เยี่ยมชม
คุณจะทราบได้อย่างไรว่าใครคือแขกของคุณและธุรกิจของพวกเขาคืออะไรเมื่อพวกเขามาถึงที่ทำงานของคุณ การระบุผู้เยี่ยมชมเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการระบบการจัดการผู้เยี่ยมชม คุณสามารถสร้างประสบการณ์ผู้เข้าชมที่ยอดเยี่ยมได้หลังจากที่คุณมีข้อมูลสำคัญชิ้นนี้แล้ว
และหนึ่งคือต้องจำไว้ว่าผู้เข้าชมมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน
เฉพาะเมื่อคุณทราบแล้วว่าผู้มาเยี่ยมคือใครและสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา คุณและบริษัทของคุณสามารถกลับไปทำงานได้
ขั้นตอนที่ 3 ลงชื่อเข้าใช้
ไม่ว่าคุณต้องการให้แขกลงนามในกระดาษหรือสมุดบันทึกสำหรับผู้เข้าชมแบบดิจิทัลนั้นขึ้นอยู่กับข้อบังคับและอนุสัญญาขององค์กรของคุณเป็นหลัก แต่มีข้อดีที่สำคัญในการทำเช่นนั้น ผู้เข้าชมคาดเดาไม่ได้ ผู้เข้าชมต้องลงชื่อเข้าใช้ ซึ่งทำหน้าที่เป็นแนวป้องกันแรกต่อผู้ที่อาจเป็นอาชญากร — ผู้ที่จะทำร้ายผู้คนหรือขโมยข้อมูล – โดยทำให้พวกเขาคิดทบทวนเกี่ยวกับการทิ้งร่องรอยของหลักฐาน
อย่างน้อยที่สุด ขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ที่มั่นคงและปลอดภัยจะต้องได้รับข้อมูลจากแขกดังต่อไปนี้:
– ต้องระบุชื่อและนามสกุล
-เป็นตัวแทนของบริษัทหรือองค์กร (ถ้ามี)
– การมาเยี่ยมของพวกเขาเป็นไปด้วยเหตุผลเฉพาะ
-ชื่อโฮสต์ พนักงาน หรือผู้ติดต่อของผู้มาเยี่ยม
ขั้นตอนการเช็คอินผู้เยี่ยมชมที่ราบรื่นแสดงให้เห็นให้ผู้เข้าชมเห็นว่าพวกเขาไม่ใช่สิ่งที่คิดภายหลัง แต่เป็นองค์ประกอบสำคัญของธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาอย่างดี
ขั้นตอนที่ 4 ติดต่อเจ้าบ้าน
การทำธุรกิจให้สำเร็จต้องมีการแจ้งเตือนการรับแบบเรียลไทม์ที่เชื่อมต่อผู้เยี่ยมชมกับโฮสต์ที่เหมาะสม คุณต้องการให้แขกของคุณรู้สึกสบายใจและจากไปพร้อมกับความรู้สึกว่าที่ทำงานของคุณดำเนินกิจการไปด้วยดี การติดต่อกับโฮสต์ของพวกเขาอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพช่วยให้ทุกคนมุ่งความสนใจไปที่งานสำคัญในการบรรลุเป้าหมายของการมาเยี่ยมของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 5 เช็คเอาท์
กล่าวง่ายๆ ว่าการเช็คเอาท์จากสถานที่ของคุณเป็นการกระทำสุดท้ายที่แขกควรทำก่อนออกเดินทาง เป็นเรื่องง่ายที่จะพลาดเมื่อความตึงเครียดทางธุรกิจผ่านไป และทุกคนกำลังทบทวนจิตใจของผู้มาเยี่ยมเพื่อทำกิจกรรมต่อไป อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดการผู้เยี่ยมชมช่วยให้บริษัทของคุณมีระดับการรักษาความปลอดภัยที่แทบจะทำได้ยากหากปราศจากมัน
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกผู้เยี่ยมชม
หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง บันทึกข้อมูลดิจิทัลสามารถรักษาหรือทำลายได้โดยอัตโนมัติ แม้ว่าคุณจะไม่เคยลบข้อมูลออกเลย แต่ก็จะใช้พื้นที่เพียงเล็กน้อยซึ่งการรักษาไว้ก็เป็นเรื่องง่าย
บทสรุป
ขั้นตอนสุดท้ายในกลยุทธ์การจัดการผู้เยี่ยมชมที่สมบูรณ์คือการเก็บบันทึกผู้เยี่ยมชมในรูปแบบดิจิทัล ยินดีต้อนรับผู้เยี่ยมชม รู้จัก ลงชื่อเข้าใช้ แนะนำโฮสต์ และออกจากระบบ บันทึกของการเยี่ยมชมเหล่านี้จะถูกเก็บไว้เพื่อประโยชน์ของทุกฝ่ายที่อาจต้องการ มันเป็นจิ๊กซอว์ชิ้นสุดท้ายสำหรับการเยี่ยมชมที่ดีและ s